Datové schránky byly doposud povinné jen pro firmy, státní orgány, samosprávy a pro některé vybrané profese. Dobrovolně si ji zřídila i řada živnostníků.
Od Nového roku ale platí zákon, který ji povinně nařizuje všem živnostníkům, a to i těm s pozastavenou činností – všem, kteří mají IČO. Dále spolkům, nadacím a musí ji mít i například společenství vlastníků jednotek.
Protože řada z těchto zákonem označených osob stále datovku nemá, stát jim ji nyní sám zřizuje. A posílá všem doporučené dopisy s přístupovými hesly. Ve třech vlnách nejpozději do 31. března rozešle přes 2 miliony dopisů.
„Začali jsme rozesílat dopisy o víkendu, nyní jich je na cestě přes 70 tisíc. Každý den plánujeme rozeslat dalších 50 tisíc dopisů,“ uvedl v pondělí ředitel eGovernmentu ministerstva vnitra (MV) Roman Vrba.
Podle něj je digitalizace jednou z hlavních priorit ministerstva vnitra a právě datové schránky pomohou přesunout komunikaci s úřady do online prostředí.
Lidé, kteří si datovou schránku v minulosti dobrovolně založili jako občané a přitom podnikají, budou mít dvě datové schránky – jednu občanskou a druhou podnikatelskou. Přístupová hesla do státem zřízené podnikatelské schránky jim přijdou do té občanské, kterou už mají.
Pokud si živnostník založil datovou schránku sám, a to v době od prvního ledna 2023, překryje se se založením schránky se státem. Podle informací z ministerstva vnitra i těmto lidem přijde dopis s údaji, ovšem nemusí na něj brát ohled, datovku zřízenou státem nebudou aktivovat a dál budou využívat schránku, kterou si sami založili začátkem roku.
Co dělat s doporučeným dopisem
Když přijde domů nebo na poštu dopis se žlutým pruhem, najdou v ní uživatelé první přístupová hesla do nové datové schránky. Postup je následující:
- do prohlížeče na internetu zadejte adresu: www.mojedatovaschranka.cz,
- klikněte na přihlášení jménem a heslem v panelu na pravé straně,
- do kolonek na další stránce zadejte údaje, které jste dostali v dopise, a klikněte na Pokračovat,
- po prvním přihlášení si musíte změnit heslo,
- následně zadejte e-mail, na který budou chodit oznámení, že vám do datové schránky přišla nová zpráva, poté zadejte kód, který vám mezitím přišel na e-mail,
- kliknutím na Pokračovat se dostanete do datové schránky, kde najdete první zprávu – základní informace k vaší datové schránce.
Ministerstvo vnitra už v listopadu spustilo reklamní kampaň za 21 milionů korun, která má široké veřejnosti představit datové schránky a ukázat jejich výhody.
Zřízení schránky je a bude zadarmo. Bezplatná je rovněž komunikace s úřady. Zpoplatněná je pouze komerční zpráva, tedy když bude majitel schránky posílat zprávu například známému nebo obchodnímu partnerovi. Ta stojí deset korun.
Jak připomíná Michal Jelínek z V4 Group, lidé, kteří datovou schránku nechtějí používat, ale ze zákona mají povinnost, musí jedině zrušit živnost.
Pozor na fikci doručení a krátkou archivaci
Existují čtyři druhy datových schránek: pro fyzickou osobu, pro podnikající fyzickou osobu, pro právnickou osobu a pro orgány veřejné moci. „Určitě se nevyplatí si datovou schránku nezprovoznit. Datová schránka totiž funguje, i když si ji majitel neaktivuje,“ vysvětluje Jelínek.
Ministerstvo přirovnává datovku k e-mailové schránce, jejímž bonusem je to, že totožnost majitele je úředně ověřená. Jenže na rozdíl od e-mailu u datové schránky platí takzvaná fikce doručení.
„To znamená, že pokud vám přijde nějaké oznámení, je po uplynutí deseti dní považováno za doručené i přesto, že jste si jej nepřečetli. Pokud nechcete datovku stále kontrolovat, je možné si nastavit notifikace o doručení zprávy do e-mailu nebo SMS,“ říká Michal Jelínek.
Navíc doručené zprávy zůstávají ve schránce pouze 90 dní. Pak mizí. „Zůstává tam ale značka původního dopisu, takže lidé se mohou na úřad obrátit s prosbou, aby jim původní dokument znovu zaslal,“ tvrdí Roman Vrba z MV.
Pokud uživatelé chtějí, aby datovka sloužila i jako archiv, mohou si připlatit takzvaný datový trezor, ceny ovšem nejsou nízké. Platí se za něj podle počtu uložených zpráv: 120 korun za dvacet zpráv nebo 29 500 korun za pět tisíc zpráv. Proto je lepší si důležité zprávy stáhnout do vlastního počítače.
Do datové schránky chodí i například pokuty za špatné parkování. „V případě, že pokutu nezaplatíte, bude vám doručena informace o úroku z prodlení a pak i příkaz k exekuci,“ varuje Michal Jelínek.
